Dialoog / marktonderzoek wel mogelijk bij Europese aanbestedingen

Ten onrechte bestaat het idee dat, als er Europees aanbesteed moet worden, het uitvoeren van een marktonderzoek verboden is. Dat is volstrekte onzin;
de Europese regelgeving leidt er slechts toe dat er eerlijk en transparant
wordt aanbesteed en dat er niet wordt toegeschreven. Het is wel heel erg
ingewikkeld om een bestek te schrijven zonder dat er voldoende zicht is
op aanbieders, oplossingen, risico’s, kosten, en doorlooptijden.
Het uitvoeren van een marktonderzoek is ons inziens essentieel om goed te
kunnen aanbesteden.
 
De concurrentiegerichte dialoog
 
De concurrentiegerichte dialoog houdt het midden tussen een onderhandelingsprocedure en een niet-openbare aanbesteding. Deze aanbestedingsprocedure is alleen toegestaan als de scope van de opdracht niet vooraf vastgesteld kan worden. Dan kan de opdrachtgever, in een dialoog met potentiële aanbieders eerst tot afstemming van de scope komen alvorens formeel aan te besteden. Er zijn situaties denkbaar waarin de concurrentiegerichte dialoog noodzakelijk is en werkt. In het algemeen zal niet snel voldaan zijn aan het criterium dat de opdrachtgever zonder die dialoog de scope van de opdracht niet kan vaststellen. De meeste diensten, oplossingen en producten zijn daarvoor teveel uitgekristalliseerd.

Dialoog met de markt
 
Als er onvoldoende tijd of budget is om een vooronderzoek te doen door
andere aanbestedende diensten te bezoeken, documenten te bestuderen en
interviews te af te nemen, kan ook direct met de markt gecommuniceerd
worden. Minder ideaal want hierbij wordt een hoop inzicht gemist, maar
beter dan zelf wat bedenken.
 
Drie methoden om direct in dialoog te treden met de markt
 
Voorbeeld 1: Verkorte Request for information (RFI)
Bij deze methode wordt, voorafgaand aan een Europese aanbesteding, direct
met een beperkt aantal private partijen gecommuniceerd zonder andere
potentiële aanbieders te schaden door ze achter te stellen in kennis of
voorbereidingstijd. Dat laatste is belangrijk om te voorkomen dat als een
partij die heeft deelgenomen aan de RFI de aanbesteding wint, een andere
gegadigde de gunning frustreert door te stellen dat de winnaar een voorsprong
in kennis of voorbereidingstijd heeft gehad. De verkorte RFI is
vooral geschikt als er teveel potentiële aanbieders zijn om effectief mee
te communiceren.
Deze methode is bijvoorbeeld toegepast bij het project OT2006.
 
Voorbeeld 2: Openbare RFI
Als het aantal potentiële aanbieders beperkt is, werkt de methode van een
openbare RFI ook goed. Bij deze methode wordt een lijst met vragen opgesteld
die wordt voorgelegd aan partijen die zich hebben aangemeld nadat
deze RFI in de TED is gepubliceerd. Doordat iedereen kan participeren,
wordt ook niemand achtergesteld. De openbare RFI komt in de praktijk
steeds vaker voor en dat is een goede ontwikkeling; het beperkt immers het
aantal aanbestedingen waar geen aansluiting is tussen vraag en aanbod.
 
Voorbeeld 3: Betaal partijen, maar sluit ze bij voorbaat uit
Een andere methode is twee of drie aanbieders te selecteren waarvan vast
staat dat ze niet mee gaan bieden (bijvoorbeeld omdat de reisafstand tot
de opdracht te groot is of omdat er geen capaciteit voorhanden is) en het
bestek door deze partijen te laten toetsen. Dit vanzelfsprekend onder de
voorwaarden dat zij niet mogen inschrijven op de aanbesteding én dat de
geheimhouding wordt gewaarborgd. Het voordeel van deze methode is
de grote snelheid waarmee inzichten uit de markt verwerkt kunnen worden
in het bestek. Logischerwijs sturen deze partijen een factuur voor de
verleende diensten.
 
Conclusie
Het uitvoeren van marktonderzoek conform de verkorte RFI en de openbare
RFI biedt inzicht in:
• de beschikbaarheid van bepaalde oplossingen;
• de potentiële leveranciers in de markt (kwaliteit, kwantiteit, capaciteit, 
beschikbaarheid, draagkracht, ervaring);
• de mogelijke kosten (eventueel bijstellen budget of eisen en wensen);
• gangbare contractvormen en - voorwaarden.
 
Als het marktonderzoek is uitgevoerd door het bezoeken van andere aanbestedende diensten die eerder een vergelijkbaar project hebben aanbesteed,
ontstaat tevens inzicht in:
• de fouten die in het verleden zijn gemaakt en hoe deze te voorkomen;
• de belasting voor de eigen organisatie;
• de projectrisico’s;
• te nemen mitigerende maatregelen;
• realistische doorlooptijden.
 
Nadat het marktonderzoek is uitgevoerd moet de scope van de opdracht
worden herijkt. Waar nodig blijkt, moet deze worden aangepast en opnieuw
bevroren.